同じ内容を何度も入力する。確認のたびに担当者へ連絡する。申込状況をまとめるだけで時間がかかる。こうした困りごとは、今のやり方を少し変えるだけで楽になることがあります。
大切なのは、困りごとが減り、無理なく使い続けられることです。今あるツールを使う、作業の順番を変える、一部だけ自動化する。新しく作る前に、こうした方法も一緒に考えます。
作った後にも、お金と手間がかかる
システムは、作って終わりではありません。内容を書き換える、使う人が増えたら登録する、問題が起きたら直す。使い続けるための仕事があります。
作る費用だけでなく、その後のお金と手間も考えます。月に数回の作業を楽にするために、毎日の確認が増えたら、かえって大変になるからです。
担当者が変わっても使えるか、困ったときに誰へ相談できるかも確かめます。一人だけが詳しくて、その人に頼りきりになることも避けたいと考えています。
まずは、今のやり方を見直す
今あるもので解決できるなら、それを活かします。誰が入力して、誰が確認し、その後どうするのか。仕事の流れをたどりながら、変えられるところを探します。
- 情報の置き場所を決めて、探す時間や同じ内容の入力を減らす
- 確認する人とタイミングを決めて、連絡待ちを減らす
- 今使っているツールの設定を変えて、必要な作業ができるようにする
- 毎回同じ入力や連絡をする部分だけ、自動でできるようにする
ツールの利用料や、担当者が新しく覚えることも確認します。便利にするための変更が、別の負担にならないようにするためです。
例えば、申込内容を何度も入力しているなら
ここからは、架空の例です。申込フォームに届いた内容を管理表に写し、別の人がメールと見比べているとします。
まず試せるのは、申込内容を1か所にまとめ、誰が確認したかを記録することです。今のフォームから管理表へ、自動で内容を写せるかも調べます。
一部の申込で試して、入力の手間や確認漏れが減るかを担当者と確かめます。キャンセルや内容の変更があったときも、困らずに対応できるかを見ます。
今の仕組みで困りごとが減るなら、大きく作り直す必要はありません。まずは、そのやり方で続けられるかを確かめていきます。
新しく作った方がよいのは、どんなとき？
今のやり方を見直しても、解決できないことはあります。例えば、次のような場合です。
- 必要な作業がツールではできず、毎回手作業で補っている
- いくつものツールを行き来して、確認や修正に時間がかかる
- 担当者によって見せる情報を分けるなど、必要な管理ができない
そんなときは、システムを作ると何が楽になるか、お金と手間はどれくらいかかるかを比べます。使いやすいか分からない部分は、小さな試作品で確かめる方法もあります。
作ることで何がよくなるのか、納得できてから進めます。必要なものと、今はなくてもよいものを、一緒に決めていきます。
「今は作らない」と決めた後は？
仕事の量や関わる人が増えれば、今のやり方では難しくなることもあります。
作らないと決めたときも、いつ見直すかを一緒に決めます。例えば、次のような変化がきっかけになります。
- 作業が増え、今の人数では対応しきれなくなったとき
- 確認や修正に、決めていた時間より長くかかるようになったとき
- 担当者や店舗が増え、情報の共有が難しくなったとき
どのくらい増えたら見直すか、誰がいつ確認するかも、仕事に合わせて決めます。かかった時間や困ったことを残しておくと、次に何を変えるべきか考えやすくなります。
作るかどうかを決める前に、相談できます
「何を作りたいか」が決まっていなくても、相談できます。「この作業に時間がかかる」「確認漏れが気になる」。そんな困りごとから話を始められます。
分かる範囲で、次のことを教えてください。
- 誰が、どんな作業で困っているか
- どのくらいの頻度で起きているか
- 今使っているツールや、すでに試したこと
- かけられるお金や時間、作業を担当できる人
全部そろっていなくても大丈夫です。まずは、今いちばん困っていることからお聞かせください。今のやり方を変える方法も、新しく作る方法も、一緒に考えます。
